Thuiswerken kan blijvertje worden

Ambtenaren werken nu noodgedwongen massaal thuis. Het kan een blijvertje worden. Het vergt vooral wat van de organisatiecultuur en van leiderschap. En: ‘Hou de kantoorhumor er ook digitaal in.’

Zelfsturing

‘Thuiswerken zal zeker een blijvertje worden’, meent Jasper de Wit, directeur van BMC. ‘Gemeenten zijn nu plotsklaps in de 21e, digitale eeuw beland. Wat de afgelopen jaren in prachtige visies over Het Nieuwe Werken heeft gestaan, is nu in een keer in de huiskamer van gemeenten geland.’ Hij ziet koplopergemeenten die vrij eenvoudig op thuiswerken konden overschakelen. Ook gemeenten die al volop met vormen van zelfsturing en met opgavegericht werken aan de slag waren, hebben het nu makkelijker. ‘Ik verwacht dat heel veel gemeenten hier nu versneld stappen in gaan zetten waarbij de autonomie van de medewerker centraal staat.’ ‘Door het coronavirus raakt thuiswerken meer en versneld ingeburgerd. Je ziet nu dat de processen doorgaan. De transitie zat er aan te komen, maar zal nu sneller gaan’, meent ook Michel te Riele, business director lokale overheid bij EIFFEL.

Binding

Er zit wel een limiet aan thuiswerken. Henry Potman en Herma Harmelink van KplusV hebben het over hoogstens twee en bij uitzondering drie dagen per week. Als nadeel van thuiswerken noemen zij het verdwijnen van de spontane, sociale ontmoetingen. ‘De effectiviteit, helemaal bij gemeentelijke taken, is voor een groot deel afhankelijk van de relaties tussen uitvoerend professionals en tussen beleidsmakers en uitvoerend professionals. Even langslopen, een praatje maken, koffiedrinken met elkaar, samen lunchen. Digitaal moet dit altijd worden gepland; dingen ontstaan minder spontaan. Daarnaast is de binding met de organisatie belangrijk. Die verschraalt door een deel van de week thuis te werken’, stellen Potman en Harmelink. Menno Spaan van Haagse Beek organisatieadvies en Te Riele denken aan een maximum van vier dagen per week. ‘Als je alle dagen thuiswerkt, heb je kans dat medewerkers keuzes gaan maken die afwijken van het staande beleid. Je moet zorgen dat de neuzen dezelfde kant op blijven staan’, stelt Spaan.

Controlfreak

Leidinggevenden hebben er mogelijk nog wel de grootste moeite mee dat al hun mensen thuis werken. Ze voelen zich wat overbodig. Dat zijn ze zeker niet, maar ze moeten wel een andere rol pakken, stellen de vier bureaus. ‘Leidinggevenden moeten meer op resultaten gaan sturen’, adviseert Spaan. De Wit adviseert leidinggevenden maatwerk te leveren en spreekt daarbij over stijlflexibiliteit. ‘Je moet als leidinggevende aanvoelen wat elke medewerker nodig heeft.’ De ene medewerker heeft een strak dagschema nodig waarin duidelijk de taken zijn benoemd, een ander kan met de afspraak uit de voeten om over zes weken een beleidsstuk te leveren. Maar ook moet er nadrukkelijk aandacht zijn voor de menselijke factoren, benadrukt De Wit. Nu zeker, maar ook als straks weer alles ‘normaal’ is. ‘De mensenkant van een leidinggevende wordt in een situatie waar veel wordt thuisgewerkt veel belangrijker.’

Flexibele inzet

Belangrijk is dat leidinggevenden met hun medewerkers goede afspraken maken over werktijden. ‘Wees transparant in je agenda. Wanneer ben je aan het werk en wanneer niet. Zet dat in je agenda die je met je team deelt, zodat je ook niet lastig wordt gevallen op de momenten dat je niet aan het werk bent. Leidinggevenden zullen moeten wennen aan een meer flexibele inzet van werknemers’, stelt Te Riele. De tijd dat iedereen van negen tot vijf op kantoor aan het werk is, is zeker bij meer thuiswerken ten einde.

Digitale borrel

Het thuiswerken moet ook leuk blijven, benadrukt Spaan. ‘Het is nu allemaal heel functioneel, ook de online meetings, maar organiseer ook sociaal contact. Je moet even kunnen lachen met elkaar. Spreek bijvoorbeeld met elkaar af om een uur per week in te loggen voor een digitale borrel.’ ‘Hou de kantoorhumor er ook digitaal in’, stelt ook De Wit. De grappen die normaliter bij de koffieautomaat werden gedeeld, moeten nu op een andere manier worden verteld. ‘Je moet waken voor sociaal isolement’, stelt Te Riele.

Publiek leiderschap

Over een paar maanden, als het leven weer wat is genormaliseerd, doen leidinggevenden er volgens De Wit goed aan te reflecteren op het leiderschap in coronatijden. ‘Wat heb je ervan geleerd en waar had je moeite mee. Je moet je kwetsbaar opstellen, maar het is naar de toekomst toe wel belangrijk om dat te doen vanuit een visie op publiek leiderschap van morgen.’

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nr. 7 van deze week (gratis inlog)