Hybride werken

Hybride werken is veel meer dan thuis doen wat je daarvoor op kantoor deed. Wat zijn de voordelen van hybride werken, hoe richt je het goed in en wat levert het op? U leest het op onze informatiepagina.

Wat is hybride werken?

Met hybride werken bedoelen we het combineren van twee manieren van werken: de ene dag thuis aan de keukentafel of in de werkkamer, de volgende dag een (flex)plek op kantoor.

Zo simpel is het. Of toch niet? Goed je werk kunnen doen in een hybride context en samenwerken met collega's die je niet elke dag op kantoor ziet, kan best een uitdaging zijn. Hybride werken gaat dus niet alleen over hoe jij je werkdag en werkweek inricht. Je zou kunnen zeggen dat hybride werken in de brede zin gaat over hoe je als organisatie de onderlinge samenwerking georganiseerd hebt, waarbij 5 dagen van 9-5 op kantoor zijn niet meer de norm is.

Wat is hybride werken?
Wat is hybride werken?
Succesvol hybride werken is meer dan af en toe een dagje thuiswerken.

Wat zijn de voordelen van hybride werken?

Veel organisaties willen hun medewerkers hybride laten werken, omdat ze hebben gemerkt dat de combinatie van thuis en op kantoor werken belangrijke voordelen heeft.
Geen reistijd
Neem bijvoorbeeld reistijd. Op een thuiswerkdag hoef je niet een drukke trein in te stappen of met je auto in de file te staan, maar kun je meteen aan het werk. Er zijn ook mensen die deze 'schakeltijd' voor en na een werkdag juist missen. Maar zeker als je niet elke dag thuiswerkt, kan het je veel tijd en energie schelen als je op je thuiswerkdag niet hoeft te forenzen.
Meer gefocust werken
Hoe gezellig het ook kan zijn om met je collega's op kantoor te zitten, thuis kun je je vaak vaak beter concentreren. Minder achtergrondgeluid, geen collega's om mee te kletsen en je wordt niet gestoord door collega's die je "even snel tussendoor" iets willen vragen. Dat helpt om meer gefocust te werken, waardoor je productiever bent. Heb je veel taken op je lijstje staan waarvoor je je goed moet kunnen concentreren, dan krijg je op een thuiswerkdag vaak een stuk meer gedaan.
Meer flexibiliteit
Hybride werken biedt veel meer flexibiliteit dan iedere dag van 9-5 op kantoor moeten zijn. Je kunt kiezen wanneer je begint, eerder stoppen of tussendoor even iets voor jezelf doen. Dat maakt het makkelijker om privéafspraken en verantwoordelijkheden te combineren met werk.
Eigen regie
Zelf je werkdag en werkweek kunnen inrichten geeft een gevoel van vrijheid en autonomie. Dat vinden veel mensen fijn. Thuis kunnen werken betekent, als het goed is, ook dat je als medewerker het vertrouwen van je leidinggevenden en collega's krijgt om je werk te doen. Er is namelijk niemand die ziet dat jij aan het werk bent. Ook hoé je je werk doet, is minder zichtbaar. Dat werkt overigens alleen als je duidelijke afspraken hebt gemaakt en verwachtingen hebt uitgesproken.
Goed voor de klant
Bij de voordelen van hybride werken denken we vaak aan wat het voor het individu oplevert. Maar wanneer medewerkers efficiënter kunnen werken, productiever zijn en beter in hun vel zitten, merkt de klant of inwoner daar uiteindelijk ook iets van.

Hybride werken inrichten

Hybride werken is veel meer dan thuis doen wat je daarvoor op kantoor deed. Waar moet je aan denken als je het hybride werken voor jouw organisatie goed wil inrichten?
hoe-voorkomen-we-dat-thuiswerken-een-corona-ding-blijft.jpg
Blog: Hoe voorkomen we dat thuiswerken een corona-ding blijft?

Als je het hybride werken wil laten slagen, betekent dat een integrale herinrichting van het ICT-landschap, de fysieke kantooromgeving en de houding en het gedrag van mensen in de organisatie.

Bij de ICT-voorzieningen en kantooromgeving is het vaak vrij snel duidelijk wat er nodig is om fijn hybride te werken. Niet alles kan even snel geregeld worden, maar je weet waar je het over hebt. Het is tastbaar en zichtbaar.

Houding en gedrag van mensen in de organisatie is veel complexer. Hoe blijven medewerkers betrokken, ook als de samenwerking met collega's verandert? Wat hebben zij nodig om verantwoordelijkheid te nemen en eigenaarschap te tonen? Als organisatie kun je het gewenste gedrag bevorderen door de omstandigheden waaronder medewerkers hun werk doen zo in te richten dat zij zich betrokken voelen. Dat betekent organiseren op basis van vertrouwen, verbondenheid en verantwoordelijkheid.

Rol van de leidinggevende

Hybride werken slaagt alleen als je vasthoudt aan een paar belangrijke basisprincipes. Als leidinggevende in een hybride organisatie zul je sommige dingen anders moeten organiseren. Vaak zijn dit dingen die ook los van het hybride werken nodig zijn, maar die je zeker nu goed geregeld moet hebben.
Organiseer mét en dóór je medewerkers in plaats van vóór hen
We weten uit onderzoek dat autonomie één van de belangrijkste energiebronnen is. Die energiebronnen hebben medewerkers nodig om plezier te hebben in hun werk. Als leidinggevende kun je in de verleiding komen om zaken vóór je medewerkers te organiseren. Daag jezelf dus uit om eens op je handen te zitten, wanneer je iets eigenlijk over wilt pakken. En bespreek daarna met het team hoe dit ging: wat gebeurde er en welk effect had dit? Of vraag je medewerkers tijdens een teamoverleg: wat kunnen we doen om als team verbonden te blijven? Laat hen nadenken over ideeën, geef hen de ruimte om deze uit te werken en stimuleer hen om deze in de praktijk te brengen.
hoe-voorkomen-we-dat-thuiswerken-een-corona-ding-blijft.jpg
Startmodule leidinggeven in een hybride organisatie
Deze training biedt concrete handvatten om werk te maken van het hybride werken

Stuur op resultaten
Maak inzichtelijk voor je team wat de doelen zijn van de organisatie, bijvoorbeeld aan de hand van het jaarplan. Vertaal dit naar doelen voor het team en individuele medewerkers. Maak deze zo SMART mogelijk: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Laat medewerkers nadenken over wat voor hen passende resultaatafspraken zouden kunnen zijn en maak afspraken over hoe zij je op de hoogte houden van hun voortgang. Het maken van resultaatafspraken geeft jou als leidinggevende de bevestiging dat je team met de juiste dingen bezig is en dat je op één lijn zit over de gewenste resultaten.
Voer het gesprek over de samenwerking
Wanneer je elkaar niet elke dag ziet, is het nog belangrijker om de verwachtingen die je van de ander hebt en van de onderlinge samenwerking expliciet te maken. Veel van wat vroeger automatisch ging, is nu niet meer zo vanzelfsprekend. Een nieuwe context vraagt vaak om nieuwe normen: wat vinden we wel en niet oké? En hoe gaan we ermee om als iemand daarvan afwijkt? Durven we daar dan het gesprek over aan te gaan? Denk met elkaar na over: welke procesafspraken gaan ons als team helpen om op een fijne manier met elkaar samen te werken? Door de tijd heen zul je deze afspraken waarschijnlijk af en toe opnieuw onder de loep moeten leggen. Zijn dit echt gezamenlijke afspraken: staan we hier nog steeds allemaal achter?
waarom-het-hybride-werken-niet-zonder-betrokkenheid-kan.jpg
Hoe blijven mensen betrokken bij de organisatie?
Hybride werken kan niet zonder betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie

Help je medewerkers op zichzelf te reflecteren
Feedback is enorm belangrijk voor de ontwikkeling van medewerkers. Dit geldt in het bijzonder voor jonge en nieuwe medewerkers, die minder vanzelfsprekend bij hun meer ervaren collega’s kunnen afkijken hoe het moet. Wat je als leidinggevende wél kunt doen, is je medewerkers helpen om op zichzelf te reflecteren. Bijvoorbeeld door te vragen: Wat ging er goed/minder goed deze week en waarom? Welk effect had jouw handelen op de ander? Wat merkte je dat er in een gesprek gebeurde en wat leer je hiervan voor een volgende keer? Wat deed dit met jou? Hoe zou je dit willen aanpakken? Wat heb je daarvoor nodig? Reflectievragen als deze helpen medewerkers om te leren van wat ze doen. En daarmee werken ze niet alleen aan hun eigen ontwikkeling, maar ook aan de kwaliteit van hun dienstverlening.

Werk maken van het hybride werken

Hoe richten we het hybride werken zo in dat het past bij onze organisatie? Met deze vraag ging Delft Support (verantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO en Jeugdwet voor de gemeente Delft) op ontdekkingstocht. De ambitie is helder. De uitwerking daarvan vindt plaats samen met de teams. Wij ondersteunen Delft Support hierbij.

Hybride organiseren gaat over gedrag
Hybride werken betekent dat je op ontdekkingsreis gaat naar nieuwe manieren van samenwerken. Dan heb je het dus over meer dan ICT en de (thuis)werkplek. Naast de 'bricks' en 'bytes' gaat het ook over 'behavior'. Een organisatie die hybride wil werken, moet zich ontwikkelen naar een hybride organisatie. Dit zorgt er als vanzelf voor dat allerlei onuitgesproken verwachtingen en werkwijzen boven tafel komen. Want hoe blijf je in verbinding als je overal en nergens werkt? Hoe voer je als manager het gesprek met je teamleden over hun resultaten? Hoe vaak spreek je als team af op kantoor en wat doe je met collega's die liever hun eigen plan trekken? Met al die onderliggende zaken zul je aan de slag moeten. Dit is overigens een inspirerend proces omdat je samen je organisatie aan het herbouwen bent.

Haagse Beek koos bij Delft Support voor een aanpak in drie fases:

  1. het beleid voor hybride werken samen vaststellen;
  2. dit beleid omarmen;
  3. de context passend inrichten.

Samen aan de nieuwe hybride organisatie bouwen
Context is een belangrijke voorspeller van gedrag. Wil je werken aan ander gedrag, dan vraagt dat dus als eerste om een andere context. Een van de onderwerpen die aan de orde komt, is het eigenaarschap van de medewerker zelf. Hij of zij zal zich meer dan vroeger rekenschap van zijn handelen moeten geven, binnen de kaders van vertrouwen en resultaat. Aan de hand van interactieve sessies gaan de teams aan de gang met betekenisgeving in de nieuwe context. Wat betekent het als we op deze manier gaan werken? Ook het begrip vertrouwen komt aan de orde. Wat is vertrouwen en hoe laat je vertrouwen zien in gedrag? Op deze manier wordt steen voor steen de nieuwe hybride organisatie gebouwd, getoetst en herbouwd.

Van A naar B op de manier van B
Organisaties die een hybride organisatie willen worden, komen er vaak achter dat allerlei onderwerpen op tafel komen die op het eerste gezicht niets met hybride organiseren te maken lijken te hebben. Dit zijn randvoorwaarden, of uitgangspunten, die nodig zijn om het hybride werken te kunnen laten slagen. De basis op orde. Het gaat dan over duidelijke processen, duidelijkheid over je eigen rol en die van de ander, afspreken wat je doet en doen wat je afspreekt, wederkerige relaties bouwen en je betrokken voelen en tonen. Dat start al op het moment dat de organisatie besluit hybride te gaan werken: meteen op de manier van B, om van A naar B te komen.


Maatwerk voor medewerkers
Leer van deze overheidsorganisatie waar thuiswerken al 15 jaar vanzelfsprekend is

Aan de slag met hybride werken

Waar begin je als je het hybride werken goed wilt inrichten? De meeste organisaties hebben de afgelopen tijd ervaring opgedaan met het hybride werken. Je begint dan niet bij nul. Maar hoe je het tot nu toe met elkaar hebt gedaan, is misschien niet hoe je het op de lange termijn wil organiseren.

Hybride werken gaat voor een groot deel over de manier waarop je met elkaar samenwerkt. Daarom is het belangrijk om de teams zoveel mogelijk te betrekken bij het inrichten van het hybride werken. Zij moeten het immers in de praktijk met elkaar doen. Faciliteer het gesprek over verwachtingen, vragen en behoeften. Ondersteun de teams om met elkaar te komen tot afspraken die hen helpen in de onderlinge samenwerking. Zorg voor kaders en uitgangspunten op organisatieniveau die ondersteunend zijn aan teamafspraken en individuele keuzes. En ga als leidinggevenden aan de slag met wat het hybride werken van jullie vraagt in deze rol.

haagsebeek_hybride_werken_afbeelding_los.jpg
Hybride werken inrichten: doe de zelftest
Hebben jullie alles in huis om het hybride werken te laten slagen?

hoe-voorkomen-we-dat-thuiswerken-een-corona-ding-blijft.jpg
Full monty: leidinggeven in een hybride organisatie
Tijdens deze training van vijf dagdelen ga je aan de slag met wat het hybride werken van jou als leidinggevende vraagt.

Voor meer informatie

Patrick Paijmans

Patrick Paijmans is organisatieadviseur bij Haagse Beek. Hij werkt voor opdrachtgevers aan leiderschapsontwikkeling, complexe vraagstukken in de samenwerking, organisatieontwikkeling en hybride werken.

Meer over Patrick Paijmans

Hulp inschakelen bij hybride werken

Iedere organisatie is anders. Als verantwoordelijke voor een verandertraject is het lastig om te bepalen hoe u het verandertraject in gang zet en wat u moet doen als het niet goed gaat. Er staat veel op het spel. Wilt u zeker weten dat u de goede lijnen uitzet?
Spreek dan eens met ons af. Dan helpen we u bij het bepalen van de juiste koers. Samen zorgen we ervoor dat uw organisatie maximaal maatschappelijke impact heeft. Nu en in de toekomst.

Adviseurs