Terug
We gaan ANDERS

Over Haagse Beek organisatieadvies

Haagse Beek organisatieadvies werkt ruim 10 jaar voor publieke organisaties. Betrokkenheid bij de publieke zaak is voor ons een belangrijke drijfveer. We begeleiden complexe veranderingstrajecten in verschillende rollen: als strategisch adviseur voor het topmanagement, als procesbegeleider t.b.v. implementatie van veranderingen, als projectleider of interim-manager.

|
Nijkerk

We gaan ANDERS

Verandervisie van Nijkerk ‘Anticiperen op Participeren’

De mens centraal
Vanuit de taakstelling om tot een sluitende begroting te komen en tevens invulling te geven aan andere wijze van samenwerking met de samenleving is de organisatieontwikkeling gestart. Vertrouwen, verantwoordelijkheid en eigen kracht vormen de basis van de visie van de gemeente Nijkerk, zowel naar de inwoner als naar de medewerker toe. Er is expliciet voor gekozen om gemeenteraad, college en organisatie hierin samen te laten werken, zowel intern als met de samenleving. Er is gekozen voor een cultuur waarin:

  • medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor de eigen loopbaan en ontwikkeling
  • niet de regels/systemen hun handelswijze bepalen, maar hun vakkennis en ervaring
  • zij werken op de plek en op het tijdstip die het meest effectief zijn.

Zo groeien gemeenteraad, bestuur en medewerkers toe naar een organisatievorm passend bij de doelen van de gemeente en bij goed werkgeverschap.

We gaan ANDERS - Onderdelen

Startdag
Startdag
Wij gaan ANDERS is begonnen met een startdag die is georganiseerd door een groep die bestond uit medewerkers, raadsleden en een lid van het college. Zij bepaalden het thema, de doelstellingen en de opzet van de dag. Met een minimaal budget is in zes weken tijd een bijeenkomst neergezet waar 350 personen aanwezig waren. Van medewerker buitendienst tot en met raadslid en collegelid, allemaal waren zij erbij.

“Ik heb in 6 weken tijd met een aantal collega's en raadsleden een succesvolle startdag georganiseerd. Medewerkers, college en raad (300 mensen) hebben elkaar tijdens die dag voor het eerst, in een bijzondere setting, ontmoet. De startdag heeft een echte verandering in denken binnen de organisatie opgeleverd. De woorden vertrouwen, verantwoordelijkheid en eigen kracht hebben inhoud gekregen.”

- Liesbeth, mede-organisator startdag

Klussenbank
Klussenbank
Eén van de projecten die is opgestart was een interne klussenbank. Met een natuurlijk verloop van circa 5% per jaar kan met interne mobiliteit en slim anders werken een bezuiniging worden gerealiseerd als geen nieuwe mensen aangenomen hoeven worden. Medewerkers kunnen zelf taken op de klussenbank zetten of zich door slim organiseren vrij maken van taken, waarna zij nieuwe taken via de klussenbank oppakken. In totaal heeft meer dan 50% van de medewerkers op deze manier klussen opgepakt.

“Ik ben van operationeel naar tactisch- strategisch veranderd en heb nu een helicopterview op de organisatie en de verandering. Ik groei als persoon! Ik speel een actieve rol binnen de organisatieontwikkeling, en leer de organisatie en de collega's kennen buiten mijn vakgebied.

Het resultaat tot nu toe: Bij de start op 1 maart 2015 lag de interne mobiliteit rond de de 5%. Na 6 maanden was die gestegen naar 30% en nu, na een jaar is er een interne mobiliteit van meer dan 45%.”

- Lous, klussenmakelaar

Ontwikkelaanpak
Ontwikkelaanpak

Na de startdag was er veel input op voor projecten. Iedereen kon zijn of haar project indienen bij een stuurgroep die bestaat uit de burgemeester, het verantwoordelijk collegelid, de griffier, de gemeentesecretaris, projectleider en lid van de ondernemingsraad. In totaal zijn 34 projecten door medewerkers opgestart: van ‘ontregelen’ tot lean tot een project waarin medewerkers van de buitendienst hun slogan wijzigden in ‘samen schoon, heel en veilig’ om meer de benodigde betrokkenheid vanuit de samenleving te benadrukken. Deze projecten waren de basis voor de ontwikkelaanpak waarvoor in Nijkerk is gekozen.

“Ik ben van hiërarchisch leidinggevende in de rol gekropen van facilitator van een veranderingsproces zonder formele invloed. Ik overwon mijn behoefte om te werken op basis van formele stappenplannen. Nu is het werken naar een doel met enkele grove ijkpunten.”

- Jo, projectleider verandertraject

Zelfsturing
Zelfsturing
Vanaf het begin van het traject is zelfsturing in Nijkerk een belangrijk uitgangspunt geweest. Met de nieuwe initiatieven die zijn opgestart ontstond voor het zittende management een belangrijk moment: zij vonden dat het tijd werd om hun taken over te dragen aan de medewerkers. Sinds die tijd werkt de gemeente Nijkerk zonder managers. Medewerkers vinden elkaar waar dat nodig is en stemmen direct af met de wethouder. Zo zijn de lijnen kort en is men maximaal flexibel. Er zijn kwartiermakers benoemd die de zelfsturende teams helpen inrichten en een rol vervullen in hun ontwikkeling.

”Door als leidinggevenden onze functie neer te leggen hebben wij de ontwikkeling naar meer ruimte en verantwoordelijkheid voor medewerkers een impuls gegeven. Wij hebben gezorgd voor een onomkeerbaar proces van organisatieontwikkeling.”

- Erwin, kwartiermaker zelfsturende teams

Overheidsparticipatie: Samen aan Zet
Overheidsparticipatie: Samen aan Zet
Meer verantwoordelijkheid leggen bij burgers, instellingen en ondernemers, dat is het uitgangspunt van Nijkerk aan zet. Een begeleidingsgroep met onder meer raadsleden uit de fracties van de gemeenteraad heeft gewerkt aan een voorstel om hiervoor de kaders vast te stellen. Dat voorstel wordt op 31 maart in de gemeenteraad besproken. In de nieuwe werkwijze bepalen partijen uit de samenleving samen hun visie voor de sector. In een vervolgfase worden keuzen gemaakt in de uitvoering. Bij gedragen uitkomsten is de gemeenteraad in beginsel akkoord.

“Ik ben van leidinggevende en adviesfunctie binnen een klein team, naar een vrije rol dwars door de hele organisatie gegaan. Ik heb mijn kans gegrepen om door te ontwikkelen! En ik heb geleerd om verantwoordelijkheden los te laten.

- Marlies, kwartiermaker participatie

Medezeggenschap
Medezeggenschap
De ontwikkelaanpak vraagt een andere vorm van medezeggenschap. Daar waar vroeger uitgewerkte plannen aan de ondernemingsraad konden worden voorgelegd, alvorens te starten, wordt in de ontwikkelaanpak gaandeweg bepaald welke koers het meest passend is. Dit vereist dat de ondernemingsraad vroegtijdig input geeft. Het afgelopen jaar hebben bestuurder en ondernemingsraad geëxperimenteerd met deze andere manier van werken. De ondernemingsraad zit in de stuurgroep van het project en de ondernemingsraad meet periodiek de betrokkenheid en werkdruk bij medewerkers om een vinger aan de pols te houden.

“Ook de OR moet leren loslaten en vertrouwen op een proces dat organisch ingestoken wordt. Een organisch proces is een mooi proces maar voor de ondernemingsraad ook een lastig proces.

Organisch veranderen gaat alleen als je een goede band hebt met bestuurder. Door intensief investeren is de band tussen OR en bestuur in alle opzichten verbeterd.”

- Elzo, voorzitter ondernemingsraad

Uitkomsten

Selectie inzichten mini-symposium 23 maart

Startdag

  • Ze straalt als ze vertelt
  • Als gevolg van de startdag zijn raadsleden en medewerkers rechtstreeks met elkaar in contact gekomen.
  • Dat heeft onder meer vertrouwen opgeleverd en een mooie basis voor de dialoog
  • Samenwerken is nodig om resultaten te bereiken, dat lijkt niets nieuws, maar is het wel
  • De startdag heeft veel onbenut potentieel losgemaakt
  • Elk begin begint met een start

Klussenbank

  • Goed te horen dat het vrijmaken van een teamlid voor de klussenbank verbazingwekkend goed gaat!
  • Werken via de klussenbank en weten dat je geen garantie hebt om terug te keren? Da's pas eigenaarschap en uitgaan van eigen kracht! Een groot compliment!
  • De vraag naar continuïteit moet een antwoord krijgen
  • Toewijzen en afwijzen van klussen aan personen/teams vraagt ook soms nazorg
  • Ook meedenken is een klus
  • Bij het aangaan van een nieuwe klus via de klussenbank ben je verantwoordelijk voor het "achtergelaten" werk en dan ga je nadenken: "waarom deed ik dat werk ook alweer?"
  • Inspirerend en het geeft energie

Ontwikkelaanpak

  • Ruimte doet groeien
  • Veranderen geeft enthousiasme
  • Elke keer vind ik het als raadslid weer bijzonder om het enthousiasme van medewerkers te zien.
  • Wat begon met een bezuinigingsopgave vanuit de politiek, gevolgd door een heel geladen debat in de raad, heeft uiteindelijk geleid tot meer kansen voor en werkplezier bij medewerkers. Dit is zeker ook aan de inzet van Mathilde (gemeentesecretaris) te danken.
  • Ontwikkelaanpak is echt een andere aanpak

Zelfsturing

  • Ontwikkelaanpak is echt een andere aanpak
  • Zelfsturing is goed voor je competentie en kwaliteit
  • Zelfsturing is een middel en geen doel, dat gekoppeld wordt aan het te bereiken resultaat
  • Kaders stellen en koersvast zijn is net zo belangrijk als loslaten en faciliteren
  • Zelfsturing alleen als bezuinigingsmiddel werkt niet, investeren in mensen en managementlagen wegsnijden,
  • Samen werken aan dezelfde missie wel.
  • Er kunnen diverse vormen van zelfsturing naast elkaar bestaan
  • Kaders en einddoel moeten wel glashelder zijn
  • Is geen vrijheid blijheid, strakke zakelijke resultaat afspraken
  • Om zelfsturing te laten slagen is het belangrijk ander type rollen te beleggen
  • Nog uitwerken hoe de contactlijnen lopen tussen bestuur en zelfsturende teams
  • Aandachtspunt is een evenwichtige werkverdeling in het team
  • Om te komen tot samenstelling van zelfsturende teams is een proces op zich
  • HELAAS nog niet alle teams met eenzelfde soort resultaat
  • Zelfsturing vraagt investering
  • Wat betekent dit voor het functiegebouw of verdwijnt dat?
  • Zelfsturing vraagt om leiders met lef om zichzelf weg te cijferen

Overheidsparticipatie

  • Begrijpen alle burgers wel wat een veranderende overheid met zich meebrengt?
  • Loslaten veronderstelt dat er mensen zijn die het (willen en durven) opvangen
  • Zelfsturing ondersteunt overheidsparticipatie
  • Steek veel energie in het betrekken van inwoners die niet zo snel participeren
  • Overheidsparticipatie is van iedereen!
  • Overheidsparticipatie is de nieuwe manier van werken van een gemeentelijke organisatie!

Medezeggenschap

  • Ondernemersraad blijft nodig maar is veel participerend en zoekt dialoog en overeenstemming
  • Vertrouwen is cruciaal bij organische aanpak!

Beeldverslag

Terug naar de Meting innovatiekracht
>Terug naar de Meting innovatiekracht