Gemeentelijke samenwerking: Een stap terug, twee vooruit

Een gedachtenwisseling over regie op gemeentelijke samenwerking in de regio. Over early adapters en volgers, over een gemeenteraad die onraad ruikt en sleutelfiguren die van baan veranderen.

Gemeentelijke samenwerking: Een stap terug, twee vooruit
Blog
|

We treffen een select gezelschap aan om met elkaar van gedachten te wisselen over regie op gemeentelijke samenwerking in de regio. Een vraagstuk dat in heel Nederland speelt. Het is eind april 2016, de zon schijnt en we verkeren in een heel vrolijk Utrecht. Iedereen geniet van de heerlijke voorjaarszon uit de wind aan de Oudegracht waar we in een zonovergoten werfkelder bij elkaar zijn.
Zoals altijd zijn er ook op het gebied van gemeentelijke samenwerking een aantal koplopers, de zogenaamde early adapters, en er zijn volgers. Wij hebben twee koplopers in regievoering van gemeentelijke samenwerking bereid gevonden om ons vanuit de praktijk mee te nemen in hun leerervaringen. Twee verhalen die gaan over visieontwikkeling, betrokkenheid ontwikkelen, niet terugschrikken van twee stappen voorwaarts en een achterwaarts, volhouden, opnieuw investeren, energie halen uit korte termijn successen. De rode draad bij al deze activiteiten is het bewust investeren in `mensenwerk´. Begrijpen wat hen bezighoudt, wat hen inspireert, waardoor zij in beweging willen komen en hoe onzekerheid over de toekomst hen niet belemmert toch nieuwe stappen te gaan zetten.

Twee verhalen van gemeenten die niet bang zijn hun nek uit te steken en de weerbarstigheid van de materie trotseren. Waarom? Omdat een aantal topfunctionarissen het hart op de goede plaats heeft. Ze maken zich echt druk om wat de omgeving van ons, lokaal en verlengd het lokaal bestuur (de omgevingsdienst), verwacht. Provincie en en het Rijk leggen een duidelijke boodschap bij het lokaal bestuur neer. Zoals bekend luidt deze: doe meer, doe het beter… met minder geld en met meer betrokkenheid van de burger, ondernemingen en (maatschappelijke) organisaties. De weg ernaar toe mogen we zelf bepalen. Lang leve die vrijheid… geen opgelegd pandoer! En wat een uitdaging. Daar gaan we natuurlijk aan staan.

Het eerste verhaal gaat over brede samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering van drie gemeenten. We gaan samenwerken, want schaalvergroting leidt tot kostenbesparing, en nog veel meer beloften die met een ‘k.’ beginnen. De gemeenteraad …moeten we die al informeren?? …Nee, die betrekken we er nog niet bij, want het gaat toch alleen om bedrijfsvoering, cq om uitvoering. De raad bepaalt immers wat me moeten bereiken en het ambtelijk management bepaalt hoe we dat gaan doen.

Dus gemeentesecretarissen gaan bij elkaar zitten en zien prachtige samenwerkingsmogelijkheden. Iedere vrijdagochtend zetten ze in om mooie ambities in doelstellingen uit te werken. En op een dag… wordt er in iedere samenwerkende gemeente in de regio een intentieovereenkomst om samen te werken op het terrein van bedrijfsvoering aan de colleges ter besluitvorming voorgelegd.

Ja, de burgemeesters zijn wel bijgepraat, en natuurlijk ook de portefeuillehouders middelen.. maar dan komt er opeens een kink in de kabel. ICT-samenwerking die op de werkvloer al is uitgerold staat ineens tijdens een weekend onder druk. Mails aan collegeleden kunnen op de een of andere manier niet verstuurd cq ontvangen worden! De gemeenteraad ruikt onraad… beheersen wij nog wel onze ICT-functie zoals wij dat altijd ‘in onze eigen gemeente’ gewend waren? Dit spannende verhaal loopt goed af door serieus om te gaan met onzekerheid van raadsleden. Er vinden goede communicatieve acties van het management plaats, en uiteraard mag niet onvermeld blijven… een 24-uurs inzet van de ICT-medewerkers!! Een bestuurlijke crisis wordt in de kiem gesmoord… maar de gemeentelijke samenwerking is op gemeenteraadsniveau een hot issue geworden. Bedrijfsvoeringsissues zijn opeens politiek-bestuurlijk gevoelig. Er moet geïnvesteerd worden in de communicatie van mensen op bestuurlijk niveau. Raadsleden die onzeker worden omdat ze alleen het onheil op zich af zien komen en niet weten waar de kop of de staart zit!

Ook als er sleutelfiguren van baan gaan veranderen, kan het samenwerkingsproces gaan haperen. En zo duurt een proces van voorgenomen samenwerking op het terrein van bedrijfsvoering nog steeds voort. Een terug, twee vooruit… en de vraag is halen we onze doelstellingen nu wel of worden we ingehaald door de tijd??

Deze casussen zijn niet specifiek voor de gemeente waar het hier over gaat. Gemeentelijke samenwerking vraagt sterke regie op het ontwikkelen van een netwerk van samenwerkende partners, en actief bouwen van commitment en het blijvend betrekken van bestuur, management, OR, medewerkers en burgers. In het begin gaat het om toewerken naar een gezamenlijke visie vanuit gezamenlijke ambities en concrete doelstellingen, alsmede piketpalen in de tijdslijn. Deze zijn nodig voor krachtige regievoering waardoor leiders met netwerkkwaliteiten het stuur in handen hebben. Vervolgens moet de “regisseur” blijvend aandacht besteden aan richting houden, afspraken vasthouden, resultaten behalen en communiceren en het commitment voeden door uitwisseling en verbinden. Kortom “mensenwerk”.

Ook in het tweede verhaal over gezamenlijke regievoering van gemeenten op een nieuwe omgevingsdienst komt het “mensenwerk” naar boven. Vanuit een sterke betrokkenheid van een team Vergunningen, Toezicht en Handhaving bij het staan voor een integraal werkproces teneinde de veiligheid van onze burgers te handhaven wordt thans gefaseerd gewerkt aan het overdragen van o.a. milieu- en bouwtaken naar de omgevingsdienst. De regie moet afgestemd zijn op het integraal afdekken van risico’s voor de samenleving.

De werkelijkheid is echter weerbarstig. Taken liggen verspreid bij gemeente, omgevingsdienst, regionale brandweer en veiligheidsregio. In dit stadium hangt succesvolle regievoering wederom af van het (gezamenlijke) verantwoordelijkheidsgevoel van de mensen die de taken op verschillende plekken uitvoeren. En de regievoeringstaak moet zich ontwikkelen, net zoals de omgevingsdienst zich als nieuwe organisatie moet ontwikkelen. Maar dat doe je niet zomaar in een jaar… ook in deze casus gaat het namelijk om regievoering op “mensenwerk”… samenwerking is mensenwerk… ambities en drijfveren, energie vrijmaken, loslaten, en vertrouwen in anderen hebben. Een conditie die betrokkenen `lastig´ vinden en waar veelal niet echt een bewuste regievoering op wordt gezet!

Nieuwsbrief

Iedere week stellen wij met veel aandacht een nieuwsbrief samen over één van onze thema's. Vink aan waarover u de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Onze nieuwsitems zijn kort, zonder PR-praat en met relevante informatie op het vakgebied. Wij respecteren uw privacy.