Hoe het thuiswerken ons allemaal kan helpen

Met de corona-maatregelen werken velen van ons gedwongen thuis. Wat zijn de eerste ervaringen? Waar moet je aan denken? En hoe kan dit de toekomst van ons werk veranderen?

Hoe het thuiswerken ons allemaal kan helpen
Menno Spaan
Menno Spaan |
Blog
|

‘Het nieuwe werken’ werd het een kleine tien jaar geleden veelbelovend genoemd: mensen werken thuis en kantoor wordt een ontmoetingsplaats. Wij geloofden met ons bureau in de ontwikkeling en verzorgden een workshop met de naam ‘Wanneer vieren we de verjaardag van Henny?’ die in korte tijd propvol zat. Er werd geëxperimenteerd met nieuwe kantoorinrichtingen, succesvoorbeelden werden gedeeld en we onderzochten met elkaar hoe we het konden inrichten.

Hoe anders was de situatie twee jaar geleden. Ik bevroeg een groep deskundigen op variabelen om tot innovatie te komen. De werkomgeving eindigde helemaal onderaan de lijst. We zitten weer massaal in de auto en teambijeenkomsten worden niet meer digitaal gehouden. Wat is er in de tussentijd gebeurd?

Voordelen van thuiswerken

Laten we eerst de voordelen op een rijtje zetten. Onderzoek wijst uit dat medewerkers die thuiswerken tot 20% productiever zijn. Met name het contrast met het werken in een kantoortuin is enorm. In een kantoortuin worden mensen letterlijk ziek: van het voortdurende geluid en de onrust. Thuiswerkers kunnen met aandacht hun taken uitvoeren. Ze kunnen hun werk goed combineren met privétaken zoals het befaamde wasje tussendoor en een boodschap als het rustig is in de winkels, en dan op tijd klaar zijn voor de kinderen die thuis komen. Er blijft ook veel tijd over, omdat niet gereisd hoeft te worden. En minder reizen is goed voor het milieu. Daarbij worden medewerkers die thuis werken minder vaak ziek omdat ze minder met anderen in contact komen (ja, ook in niet-coronatijden). En als het goed gaat met de medewerker, dan gaat het ook goed met de werkgever. Die zal dus wel vóór zijn. Ja zeker, maar niet alleen om deze redenen. Een belangrijk voordeel voor de werkgever is dat het aantal werkplekken op kantoor fors omlaag kan. Waar er ooit voor iedereen een werkplek was ingericht, hoeft dat nu maar voor maximaal de helft van de mensen, omdat de rest thuis werkt.

Te weinig aandacht voor de mens

En waarom heeft die positieve ontwikkeling richting het thuiswerken, met al die voordelen, zich dan niet doorgezet? Eigenlijk is de onderliggende reden heel simpel: er was te weinig aandacht voor de mensen zelf. Werkgevers pakten snel het rendement van de 30 tot 50% vermindering van het aantal werkplekken. Medewerkers kregen de ruimte om thuis te gaan werken, maar hoe zij precies wilden gaan werken, ook in combinatie met de kantoorinrichting, dat werd hen niet gevraagd. Hoe je contact houdt zonder te vereenzamen, hoe je werkt zonder in het beleid teveel uit elkaar te lopen, zonder onmogelijke combinaties met kinderen te maken, dat kreeg te weinig aandacht. Laat staan de ICT mogelijkheden waarin beveiliging ineens een harde ‘no go’ is om fatsoenlijk thuis te kunnen werken. En leidinggevenden waren er onvoldoende op aangepast: want met thuiswerkers moet je anders omgaan dan met medewerkers die bij je op de gang aan het werk zijn.

Fijne kantooromgeving

Er zijn uitzonderingen. In zijn boek ‘Reïnventing organizations’ beschrijft Frederic Laloux succesvolle organisaties en zoekt hij naar de gelijkenissen. De organisaties die hij beschrijft, blijken iets gemeenschappelijks te hebben als het gaat om hun werkomgeving: ze maken het er fijn voor de mensen. Met uitzicht op de natuur, met planten in fabriekshallen en een persoonlijke omgeving waarin je je prettig voelt. Laloux vraagt zich af: 'Why don't we strive for offices that celebrate life, that are warm and full of textures, cherished objects, and comfortable sofas?'

Een ander mooi voorbeeld is de Federale Overheidsdienst Sociale Zaken in België waar de toenmalig bestuurder Frank van Massenhove het thuiswerken verregaand mogelijk maakte en teams vroeg hoe zij het liefst hun kantooromgeving willen inrichten en hen daar volledig zelf in liet bepalen. Toen ik bij hen op bezoek was, zag ik teams die ieder naar gelang hun werk en voorkeuren hun werkomgeving anders inrichtten. Het mooiste vond ik de ICT afdeling. Die wilde dikke kabels, grote schermen en zo min mogelijk daglicht in verband met reflectie op die schermen. Ze waren perfect gelukkig in de kelder waar die kabels direct uit de grond kwamen en het daglicht minimaal is.

Webcam-borrels

En dan de ervaringen met thuiswerken van de afgelopen week. Daar gelden de nodige tips voor: hanteer een goed dagritme, maak als leidinggevende resultaatafspraken en besteed met elkaar aandacht aan de sociale interactie. Dus ook gewoon een webcam-borrel op vrijdagmiddag waarbij je lol hebt met de collega’s en aandacht voor elkaar door elkaar te vragen hoe het gaat. En maak afspraken over ‘off-time’, momenten waarop je in je agenda kan zetten dat je digitaal niet bereikbaar bent. Het is best goed mogelijk, dat thuiswerken, zie het als een experiment, maar straks na de crisis moet het niet zoals nu. Minimaal één dag per week sociale interactie, afspraken over de onderlinge samenwerking waar inrichting van de kantooromgeving onderdeel van uitmaakt en het zo min mogelijk combineren van thuiswerken met (kleine) kinderen die ook thuis zijn, moeten daar onderdeel van uitmaken.

Laten we leren van onze ervaring met thuiswerken in deze crisistijd en er een menselijke revolutie van maken in de organisatie van werk

Het nieuwe werken is al heel oud

Maar dan de lange lijn. Waarom zijn we ooit in kantoren gaan werken? Dat was in de tijd van de industriële revolutie. Technologie maakte het mogelijk om grootschalig te produceren. Maar dan moesten mensen wel naar de fabrieken komen om daar hun werk te doen. De mandenmakers, de pottenbakkers, zij haalden hun werk op de markt en voerden het thuis uit. Nu gingen zij naar fabrieken, werden ze een onderdeel van de productieketen en gingen we daar het werk ‘organiseren’. In deze tijd hebben we technologie die het omgekeerde mogelijk maakt: we kunnen er juist ons werk mee op afstand organiseren. Wat we vroeger ‘het nieuwe werken’ noemden is dus eigenlijk een hele oude manier van werken die veel dichter bij ons ligt. Laten we onze ervaringen in deze crisis benutten en er een menselijke revolutie van maken in de organisatie van ons werk.

Nieuwsbrief

Iedere week stellen wij met veel aandacht een nieuwsbrief samen over één van onze thema's. Vink aan waarover u de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Onze nieuwsitems zijn kort, zonder PR-praat en met relevante informatie op het vakgebied. Wij respecteren uw privacy.