Hoe stuur je je organisatie door de vier fasen van corona?

Dat het coronavirus een enorme impact heeft op onze samenleving is inmiddels wel duidelijk. Maar hoe stuur je je organisatie door de vier fasen van corona? In deze blog zetten we de fasen en de mogelijkheden die die fasen bieden op een rij.

Hoe stuur je je organisatie door de vier fasen van corona?
David Breugem
David Breugem |
Blog
|

Een week geleden konden we nog net doen alsof het coronavirus iets was dat vooral in het nieuws speelde, maar sinds afgelopen weekend treft het onze organisaties met grote hevigheid. Veel van de opdrachtgevers die we spreken, zitten volop in crisisberaad. Maar al zal deze crisis naar verwachting nog minstens een paar maanden duren, organisaties kunnen niet in een crisistoestand aangestuurd blijven. Dus keren ze onvermijdelijk terug naar rustiger vaarwater – misschien wel zo rustig dat het zonde is om daar niet van te profiteren. Een crisis gaat nu eenmaal door verschillende fasen. Wij hebben alvast op een rijtje gezet hoe de diverse fases goed benut kunnen worden.

Hoe stuur je je organisatie door een crisis blog David Breugem.jpg

Sommige organisaties zijn hun dienstverlening fors aan het opschalen, denk aan de zorg of aan Sociale Zaken. Op hen is dit schema niet van toepassing.

Crisisberaad

Voor organisaties die wel met sluiting te maken hebben: tegen de tijd dat u dit leest, heeft u de urgentste zaken naar aanleiding van de overheidsmaatregelen al geregeld. De externe omgeving is geïnformeerd over wat men wel en niet van uw organisatie mag verwachten. U heeft de meest belangrijke personeelszaken afgehandeld: van bescherming van de gezondheid van medewerkers tot het (overwegen van het) beëindigen of tijdelijk verkleinen van dienstverbanden. De facilitaire zaken zijn geregeld: het pand is dicht en beschermd of juist veilig open voor wie er per se moet zijn. De IT-omgeving is aangepast op massaal thuiswerken. En het primair proces gaat, voor zover dat kan, in aangepaste vorm door.

Orde aanbrengen

Met de adrenaline nog in het lijf is het nog niet helemaal voor te stellen. Maar binnen een paar dagen krijgt de organisatie behoefte aan een nieuwe orde, hoe die er ook uit mag zien. Medewerkers en management willen weer terug naar een situatie waarin zij zelf aan de slag kunnen, zonder centrale sturing. Is daar wel ruimte voor? Het is belangrijk om de kaders voor de organisatie in crisistijd duidelijk neer te zetten. Dat vergt in de eerste plaats scenarioplanning: hoe zullen de klantvraag en de personele capaciteit zich bij een kortere of langere duur van de stillegging ontwikkelen? Welke diensten kunnen wel doorgaan, maar in een andere vorm? Zijn er nieuwe diensten die nu aan de orde komen – online aanbod bijvoorbeeld? Wat betekent dat voor de financiële middelen? Welk gesprek moet u voeren met financiers, over geld en/of prestatieafspraken? Een ander aspect van ‘orde’ is de overlegstructuur als er veel meer wordt thuisgewerkt en/of een deel van de medewerkers niet volledig aan het werk kan. Hoe voer je overleg en houd je toezicht op inzet en kwaliteit?

Wachttijd benutten

Nu nog minder voorstelbaar is de fase die we na een week echt verwachten: die van betrekkelijke rust. Ja, de organisatie heeft dan nog steeds te maken met allerlei beperkingen, en zal regelmatig geconfronteerd worden met ziekte onder collega’s en hun naasten. Maar juist door alle beperkingen is er wel veel tijd en concentratievermogen beschikbaar. Die kunt u goed gebruiken voor vraagstukken die u altijd al wilde aanpakken, maar waar steeds geen tijd voor leek te zijn. Denk bijvoorbeeld aan resultaatgericht werken: het team of individuele medewerkers aansturen op het resultaat in plaats van op de werkwijze. Daardoor kunnen verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden gelegd. Zeker in een tijd waarin medewerkers meer op afstand werken is dat een nuttige kwaliteit!

De vrijgekomen tijd en concentratie kunt u gebruiken voor zaken die u altijd al wilde aanpakken, maar waar geen tijd voor was

Een ander onderwerp dat steeds weer van de agenda lijkt te verdwijnen is strategische personeelsplanning. Waar u wel allerlei mooie beelden bij heeft, die zich toch maar lastig laten verwezenlijken. Het kan gaan om een managementinstrument waar de organisatie juist nu, in crisistijd van kan profiteren, maar dat hoeft niet. De beschikbare tijd en afstand kan ook worden gebruikt om nu eindelijk eens een oplossing te vinden voor het conflict tussen team X en team Y dat al veel te lang speelt. Of over de wijze van werkverdeling of kwaliteitsborging. Denk ook aan het ontwikkelen van nieuwe toepassingen of het uitdenken en inrichten van nieuwe werkwijzen, de eerste fase van innovatie.

Sterker aan de slag

We zien nu nog grote verschillen tussen organisaties die al gewend waren om vanuit huis als team samen te werken en organisaties waar dat meer een individuele kwestie was. Die laatste groep trekt heel snel het been bij: die weten volgende maand niet beter of ze werkten altijd al zo. Hoe dan ook zijn uw medewerkers (straks) heel goed in staat om te participeren in een verandertraject dat wij, als het moet, geheel online voorbereiden. Wij kunnen namelijk ons kwalitatieve onderzoek (interviews, klankbordsessies) heel goed via webcams uitvoeren. En de uitkomsten van onze analyse delen we online met de betrokkenen. Zo komen we, niet anders dan u van een organisatieadviseur gewend bent, tot een aanpak met draagvlak in een periode waarin uw organisatie anders vrijwel stil zou staan.

Afhankelijk van het type vraagstuk en het verloop van de overheidsmaatregelen geven we samen met u invulling aan de implementatie van de nieuwe werkwijze. Juist de terugkeer naar ‘normaal werken’ biedt een mooie gelegenheid om daar direct ‘het nieuwe normaal’ van te maken!

Op de hoogte gehouden worden van andere artikelen? Meldt u zich dan aan voor onze nieuwsbrief over organisatieontwikkeling. Lees ook meer over de webinars die wij tot 6 april organiseren en ons corona adviesteam.

Nieuwsbrief

Iedere week stellen wij met veel aandacht een nieuwsbrief samen over één van onze thema's. Vink aan waarover u de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Onze nieuwsitems zijn kort, zonder PR-praat en met relevante informatie op het vakgebied. Wij respecteren uw privacy.