Werktijd registreren: ouderwetse prikklok of nuttig sturingsmechanisme?

Het registreren van de dagelijkse arbeidstijd roept al snel het beeld op van een ouderwetse prikklok. Zo eentje die je alleen in films ziet. Toch kan het voor organisaties juist heel nuttig zijn om inzicht te hebben in de werktijd die besteed is om tot de behaalde resultaten te komen.

Werktijd registreren: ouderwetse prikklok of nuttig sturingsmechanisme?

Bescherming van mensenrechten

Onlangs oordeelde het Europees Hof van Justitie dat organisaties de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer moeten registreren. Zonder teveel inhoudelijk op de uitspraak in te gaan, is het belangrijk om te beseffen dat het hier draait om de bescherming van mensenrechten. Werknemers mogen niet te lang achter elkaar werken, en hebben voldoende rust nodig. De verplichte registratie van arbeidstijd dwingt een werkgever om zich hierover te verantwoorden. In Nederland is dit geregeld in de Arbeidstijdenwet. Helaas zijn er nog veel bedrijven die hun medewerkers dwingen tot ongezonde werktijden. Maar in de meeste organisaties gaat het best goed. Overuren zijn gedeeltelijk een eigen keuze en blijven redelijk binnen de perken. Het registreren van gewerkte uren zou dan toch niet nodig moeten zijn?

Wantrouwen of hygiëne?

Bij tijdregistratie komt al snel het beeld van de prikklok naar boven. Zo ook naar aanleiding van deze casus. Persoonlijk ken ik prikklokken alleen uit films en ze doen inderdaad nogal vernederend aan. ‘Wil je salaris? Toon dan eerst maar ‘ns aan dat je gewerkt hebt!’ Tijdregistratie wordt geassocieerd met wantrouwen. Eigenlijk is dat raar, want die associatie hebben we niet of veel minder bij een arbeidsovereenkomst. Die regelt gewoon de afspraken die over en weer zijn gemaakt, zonder emotie. Is het over en weer bevestigen van de gewerkte tijd dan niet gewoon een logisch vervolg op de arbeidsovereenkomst? Het is goed om geen misverstanden te hebben over verlof of overuren; zonder die (mogelijke) misverstanden werk je rustiger met elkaar samen. Net zoals een arbeidsovereenkomst wederzijds vertrouwen geeft in de samenwerking.

De prikklok

Maar hoe dan? Een prikklok werkt toch niet meer in een tijd waarin we thuis werken, onderweg of op andere werklocaties dan de standplaats. Dat hoeft ook niet, want er zijn voldoende alternatieven, zoals apps voor op de smartphone. Maar ook zonder technische snufjes kan een organisatie de gewerkte tijd betrekkelijk eenvoudig vaststellen. Namelijk als werkgever en werknemer elkaar bevestigen dat in principe de contractueel overeengekomen werktijd is gewerkt, tenzij daar van afgeweken is. De meeste organisaties hebben voorzieningen voor het registreren van opgenomen vakantie en onbetaald of bijzonder verlof. Ook verzuim door ziekte wordt doorgaans geregistreerd. Als ook de overuren nog worden genoteerd, dan ontstaat met plussen en minnen vanzelf een registratie van de gewerkte tijd.

Werktijd als output?

Het beeld van de prikklok zet ons nog op een andere manier op het verkeerde been. Het verband tussen tijdregistratie en salarisbetaling suggereert dat gewerkte uren een indicatie zijn van de geleverde prestatie. Nog meer dan de prikklok zelf, hoop je dat werkgevers dit beeld in ieder geval als achterhaald beschouwen.

Misschien heb je zelf wel eens een briljante ingeving gehad onder de douche. In een flits bedenk je iets wat jouw werkgever een groot voordeel oplevert. Een grote prestatie hoeft niet veel (werk)tijd te kosten. En omgekeerd voel je je soms een beetje schuldig als je een middag iets teveel gelummeld hebt. Prestaties en werktijd staan vaker los van elkaar dan je denkt! Door de gewerkte uren te willen registreren, miskent een werkgever eigenlijk de autonomie en verantwoordelijkheid van de werknemer. Precies daar ligt de gevoeligheid van tijdregistratie.

Werktijd als input

Het is dus vooral een kwestie van perceptie. Je kunt tijdregistratie zien als teken van wantrouwen naar de werknemer; maar beter is om er nuchter naar te kijken, en de bevestiging van de werktijd te beschouwen als aspect van organisatiehygiëne. En je kunt geregistreerde werkuren zien als indicatie van geleverde output; maar beter is om het om te draaien, en gewerkte uren te zien als maat voor input. Het nut van tijdregistratie zit vooral in het inzicht in de gecumuleerde input van alle medewerkers gedurende een bepaalde periode. Hoeveel werkuren hadden we samen nodig om het werk gedaan te krijgen?

Veel organisaties hebben een beperkt beeld van hoeveel werktijd besteed is om tot de behaalde resultaten te komen. Dat beeld wordt vertroebeld door variaties in overwerk en ziekteverzuim en door mutaties in opgebouwde verloftegoeden. Maar ook door inzet van zzp’ers en uitzendkrachten.

Informatie over gewerkte uren, door diverse typen arbeidskrachten, is op collectief niveau veel belangrijker dan op individueel niveau. Met die inzichten kunnen bijvoorbeeld trends in productiviteit worden gesignaleerd, of conclusies worden getrokken over het verband tussen flexibiliteit van de formatie en gerealiseerde productiviteit, of kan de gevoeligheid van de strategische personeelsplanning voor fluctuaties worden bepaald. Dankzij dergelijke informatie wordt de organisatie beter stuurbaar. Daar profiteer je ook als medewerker van. Zeker als je betrokken bent bij analyses rond de door jouw team gewerkte tijd.

Aan de slag

Imperfecties in de tijdregistratie die op individueel niveau tot gedoe kunnen leiden, zijn op totaalniveau eigenlijk niet zo interessant. Gebruik tijdsregistratie dus niet als afrekening voor individuele werknemers, maar leg de nadruk op de collectieve data. En betrek medewerkers hierbij, zodat ze zien waarom ze hun werktijd noteren. Organisaties zouden er dus goed aan doen om tijdregistratie niet zwaarder te maken dan nodig, en gewoon aan de slag te gaan met de beschikbare data!

Nieuwsbrief

Iedere week stellen wij met veel aandacht een nieuwsbrief samen over één van onze thema's. Vink aan waarover u de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Onze nieuwsitems zijn kort, zonder PR-praat en met relevante informatie op het vakgebied. Wij respecteren uw privacy.

Terug naar de Meting innovatiekracht
>Terug naar de Meting innovatiekracht